Beschrijf uitgebreid één stagedag.
Mijn stagedag zie er als volgt uit: als ik binnenkom dan ga ik naar boven en zet ik mijn computer aan meestal is er dan wel een dossier wat ik moet aanmaken of ik moet leveraniers of klanten invoeren in het bestand. ook mag ik de beuzen van het planbord op de planning voor beneden zetten.
De werktijden zijn van 8.00 tot 16.00 of van 9.00 tot 17.00, we hebben 3 keer op een dag pauze de eerste om half 10 tot kwart voor 10, de tweede is van half 1 tot 1 uur en de derde pauze is van half 3 tot kwart voor 3.
De werkzaamheden die ik uitvoer zijn de telefoon opnemen, formulieren uitprinten, dossiers maken en dingen opzoeken op het internet, en mijn vaste taken zijn de telefoon opnemen, dossiers maken, stickers printen, faxen, kopiëren enz.Dit zijn de vaaste taken die ook elke dag voorkomen.
Als de vaste medewerkers en baas binnen komen beginnen ze gelijk met hun emails te checken en te bellen of emails terug te sturen, ook bellen ze naar bedrijven waarvan ze wat hebben ontvangen. verder checken ze de beurzen of alles klopt en er niks fout gaat. Ook worden de facturen gecontroleerd, en soms moet er gebeld worden als een factuur niet helemaal duidelijk is voor ons.
Laura Bart en Bruce Groenendal zijn de mensen bij wie ik op de afdeling werk, hun voeren eigelijk alles uit wat er te doen valt zoals, e-mails checken en terug sturen telefoontjes plegen, facturen controleren, de beurzen controleren. Ook word er gebeld met mensen die een stand bij hun hebben, en waarvoor een afspraak gemaakt moet worden en noem maar op.
ik heb met iedereen contact op de werkvloer, maar met Laura en Bruce heb ik wat directer contact omdat ik veel dingen voor hun moet doen.
De volgende werkzaamheden leg ik even uit!
Dossier maken: dan moet je de gegevens van een bedrijf zoeken of invoeren in het klantenbestand, als je alles hebt ingevoerd en alles klaar is dan print je 2 stickers voor op de map 1 aan de buitenkant en 1 aan de binnenkant. en dan ben je klaar.
Archiveren: als een beurs is geweest of niet doorgaat dan liggen de mappen daarvan op de archiveerkast. De mappen die niet door zijn gegaan haal je leeg en de inhoud gooi je weg, de mappen waarvan alles al is geweest en goed is gegaan, haal je leeg dan heb je de checklist en daar bij doe je de offerte, het ontwerp en de plattegornd van de beurs, dan zoek je het bedrijf op in de lades en hang je hem in de hangmap.
Telefoon aannemen en afhandelen: Als de receptionist Hanneke er niet is ben ik de eerste persoon die de telefoon opneemt. ik heb een heel lijstje die ik kan lezen als ik het even niet weet en ik heb een briefje met alle doorkiesnummers van iedereen. zo kan er niks fout gaan en leer ik het goed.
op en afbouw tijden zoeken: met deze werkzaamheden moet je via internet of via de telefoon opzoeken wanneer de stands opgebouwd kunnen worden en wanneer ze de stands weer kunnen afbreken. ik zoek het op en noteer dat op het beurzenbord.